电子档案软件(档案管理软件)

大家好。今天，兑冠科技边肖为您分享档案管理的干货。本文的主要内容是设计四个电子文件归档工具和电子文件管理系统。

前言

为有效解决电子文件归档和电子文件管理中的数据异构问题，电子文件接收难、管理难、利用难、长期保存难。研究小组为电子档案的收集、管理和利用设计了四种工具。

通用数据采集工具一一解决电子文件接收难

通用数据收集工具可以根据需要收集其他信息系统的目录数据和全文数据，以满足电子文件收集和积累的要求。数据采集工具提供了基于数据层和逻辑层的两种数据采集方式，这两种方式相辅相成，可以完成不同情况下的数据采集任务。

整个采集工具由四部分功能组成

一、数据导入功能:可以实现各种格式、各种数据包(XML、Excel、DBF等)的电子文件的匹配导入。)的源系统。

二、数据管道的作用:可以连接各种常见的数据库(如Oracle、MS SQL Server等。)，并且可以匹配源系统和目标系统的字段，导入异构数据。

三、程序调用接口的功能:针对各种程序调用接口(Web Part、DLL、OCX、JavaBean等。)由电子文件形成源系统提供，可以实现封装和调用，并从中获取数据；

第四，数据交换引擎的作用:规定了标准的数据交换方式，使建立在数据交换引擎上的信息系统遵循统一的数据交换标准，进行数据交换。

电子档案文件格式转换工具——解决电子档案管理难

电子文件的类型可以分为五类:文本文件、图形文件、图像文件、音频文件和视频文件。各类文件都有不同的文件格式，比如:文本文件有DOC、XLS、TXT、WPS、XML等格式和版本。各种文件格式和版本一般都需要特定的阅读软件。可想而知，上百种格式的各类档案，会给各单位的电子档案管理造成很多麻烦。随着格式的日益多样化，将对电子文件的长期可读性和有效利用构成严重威胁。

为了解决这一问题，通过集成电子文件格式转换工具，尽可能将各种文件格式转换成适合管理、长期有效保存和方便利用的格式，从而为电子文件的归档、管理和长期有效利用提供便利。

离线备份工具——解决电子档案长期保存难

目前，影响电子档案长期保存的主要问题有自然灾害、人为原因、系统故障、保存载体的寿命等。对电子档案进行离线备份，多套拷贝，异地保存，将有效减少上述问题造成的电子档案损失。

但是一般的系统备份工具比较专业，操作上需要一定的信息技能；备份数据高度依赖计算机软硬件环境，难以满足电子文件的备份要求。为了维护电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性，课题组利用光盘的物理磁盘组装、文件加密、标签打印、离线查询和防止数据删除等功能，为档案部门提供了一种简单易行的工具，实现电子文件的离线备份、封装和交换，简化了电子文件的长期保存。

该工具的主要功能如下:

(1)物理磁盘组装功能。电子档案按照一定的规则自动收集，在文件服务器上生成一个载体(如光盘)指定大小和容量的文件夹。文件夹名称与生成的载体编号相对应，同时在文件夹下生成电子存档文件目录和载体标签，实现光盘刻录和载体备份。

(2)备份生产功能。该工具内置了FTP下载软件和光盘刻录软件。首先，您可以从文件服务器快速下载由物理磁盘组构成的文件目录。同时可以方便的驱动客户端的存储设备，比如光驱，完成备份制作功能。

(3)标签打印功能。当标签打印装置安装在客户端时，系统可以自动驱动该装置在存储载体表面完成标签制作。

(4)离线浏览功能。该工具内置了电子文件离线浏览功能，在进行备份的同时将离线浏览程序保存到载体中，管理人员无需文件形成源系统的支持，即可启动离线浏览程序查询浏览存储载体中的电子文件，极大地方便了用户的操作。

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