档案盒规格有几个尺寸(a4档案盒尺寸大小)

大家好。今天兑冠科技边肖给大家分享一下档案管理的干货。本文的主要内容是——纸质文件整理的步骤(5)

第六步 装盒

装盒包括将归档文件按零件号顺序装入文件盒，填写参考表，用铅笔编制文件盒的屋脊工程。装箱过程作为基础编目的一部分，除了一些技术操作外，还应体现档案文件系统化的结果。因此，在文件盒脊项的包装方式和设置方面，符合分类整理的原则和方法。

(1)包装要求

归档文件应严格按照零件号的顺序装入文件盒，并与归档目录中相应条目的排列顺序保持一致，以保证检索到文件条目后能相应地找到文件实体。文件使用后归档时，也要注意按零件号顺序装入相应的文件盒。对打包有三个具体要求:①不同形成年份的归档文件不得放入同一档案盒(2年内临时机构按终结年份归档的除外)；②不同保存期的归档文件不应放在同一个档案盒内；(3)分支机构的，不同机构形成的归档文件不应放入同一档案盒。即使有些机构形成的文件数量少，也不宜与其他文件盒混用，而是用不同厚度的文件盒来解决。

打包时也要注意两点:一是根据文件数量选择文件盒的厚度。第二，档案盒只是一个归档文件的配件，并不具有收纳单元的作用。因此，并不要求同一原因的归档文件必须装在同一个文件盒中，而只是按照排列顺序，一个盒子装满后，可以依次装在下一个盒子中。

(2)箱号

箱号，即文件箱的顺序号。箱号包括室箱号(用铅笔书写)和馆箱号，分别在归档文件和档案移交图书馆时编制。

图书馆箱号应由学校档案馆编制。它的编制方法是:在分类方案的某一类中，按照文件盒排列在书架上后的顺序，一字排开进行编制。即除会计由备案机构整理外，其他九类档案均按二级或三级分类整理。具体来说，就是在当年的一等品类中编制统一的序号。

(3)文件盒的格式和填充

1、文件盒的规格

文件盒整体尺寸为长310mm，宽220mm的长方体，厚度一般为10-50 mm，也可根据需要设置其他尺寸的厚度。

2、文件盒盖

文件盒封面应使用全称或规范化简称，标明整个宗族的名称，下面加双横线。一般所有案件的名称都需要橡皮图章(或电脑打印)。

3.文件箱脊工程

根据放置方式的不同(即垂直放置和水平放置)，应在文件盒的脊部或底部设置搜索项，包括以下六项:

(1)全宗号:归档单位所有档案的总称，我校全宗号为“5”。

(2)年份:应填写档案形成的年份，并填写全称，如2003年。

(3)保存期限:由归档单位视档案的保存价值确定，填写“永久”。

(4)机构(问题):填写的机构是指单位内部机构，如人事部门、财务部门等。问题指的是几个小问题的组合，一般可以标注。

4.起止件号:即在框内填写第一个和最后一个文件的件号，中间用“—”号。

5.箱号:即文件箱的顺序号。就一个单位(全宗)而言，将各内部归档机构(或按问题分类)当年的文件按永久、长期、短期顺序编为一个箱号，属于分类方案的最低类别之内。箱号一般由档案室完成。

填写上述项目时，凡涉及阿拉伯数字的项目(如全宗号、年份、起止部位号、箱号等。)应加盖刻字或铅笔号，其他项目基本涉及汉字，印章颜色为蓝黑。

6.参考表放在盒子中所有存档文件的后面，以便对盒子中的存档文件进行必要的注释。对归档文件进行动态管理是各部门的有效措施。

备考表上设置的项目包括以下几个方面:

(1)箱内档案的说明:包括档案收集的完整性和档案本身的状况(如字迹不清、有无缺陷)。如有修改、补充、删除、销毁等。工作结束后归档的文件，应在参考表中说明。归档文件时，如果文件中需要说明的内容比较复杂，无法在目录中的备注中填写，也可以在参考表中详细说明，目录中相关条目的备注应标有*。

(2)整理人:填写负责整理归档的人员姓名，明确责任。

(3)审核人:填写负责审核备案文件质量的人员姓名，或备案机构负责人姓名，负责对文件的备案情况进行监督检查。

(4)日期:归档文件完成的日期。可以是所有归档文件整理完毕的日期，也可以是这盒归档文件整理完毕的日期。

在学校档案保存阶段，归档文件如有变动，档案员应随时在参考表中注明。