文章六要素是什么(写人记事类文章六要素)

曾经有一个热门话题。某公司的年终大会上，有人作词调侃“上班的都不会做PPT”。热门话题持续发酵，差点引发职场风暴。每个人都在攻击那些做PPT的人。PPT汇报是大部分公司惯用的方式，不可避免地变得“流于形式”和“毫无意义”...

回过头来看，工作汇报可以免吗？如果不是，使用PPT和其他形式有区别吗？相对于一份报告70-80页的纯文字，我觉得PPT还是一个不错的形式。所以，职场必备技能PPT工作汇报一定要学会。

今天继续给大家带来《你就是不会做PPT》这本书的干货技巧。

在上一篇文章中，我已经介绍了“一次成功”PPT的共同特点。有兴趣的可以点击链接查看:

技巧如何写一份“一次成功”的PPT报告(1)——好报告的共同特征

今天给大家带来的是第二部分:职场报告中PPT报告的六大核心要素。

一份“成功的报告”会把问题和解决方案表达清楚，用最基本的结构“找出问题”→“提出解决方案”。报告的六个要素分别在前半部分和后半部分提出。这六个核心要素是:目的、问题、原因、解决方案、目标和计划(时间表、组织结构和预算)。

下面，我们一一讲解。

第一，明确目的

想象一下，如果你正在听一个报告，你最想听到的开头是什么？是的，您今天想从演示者那里听到什么？他的目的是什么？他的目的是否和你一样。

所以，读者在开始阅读材料的时候，最想知道的是这个建议的目的是什么。

为了更好地与听众分享目的，利用提案的背景→序列结构材料来达到目的是最有效的。通过提出方案的背景来说明从过去到现在发生了什么，通过目标的达成来说明方案被采纳后会带来什么效果，这样的结构顺序可以清晰地向大家传达信息的目的。

因此，在分享信息时，我们必须传达这一思想:

如果你同意这个计划，你就会实现你的目标。

第二，发现问题

但是，不是所有人都那么容易被说服，也不是所有人都会认为你的问题是个问题。所以，你要更进一步。在材料的开头，也就是第一页，你必须抓住读者的眼球，这样听众才会对你接下来要讲的话题产生浓厚的兴趣。可以用“恐怖故事”的方式来引导。

诀窍是:

在你的数据里写下“现状恶化”+“如果我们现在置之不理，不知道以后会变成什么样”的“恐怖故事”。

换句话说，给读者植入一个声音:

如果你不接受我的建议，结果会很糟糕。

听到这里，你会觉得大部分决策者都是有决心的，有自己的判断。可能他不会认同你说的问题，也不会觉得有必要投入资源去解决。然后，你要做的是:

比较实际状态和期望状态的差距。

只有把重点放在梳理核心问题上，找出关键问题，然后把应该是什么和实际情况进行比较，你的决策者才能真正意识到问题的严重性。

这里不得不提的是，一篇好的报道，绝对不是讲一堆道理，而是基于客观事实的逻辑分析。因此，报告中必须提出数据和事实，这才是一份好报告:

既要有定量分析，也要有定性数据。

以数字为出发点会让人觉得你把握了全局，真的进行了细致的调查，而现场信息的定性描述可以让问题点更加立体。

采用定量+定性的呈现方式，会让问题更加直观、立体地呈现给决策者。

第三，分析原因。

问题出现了，但是为什么，哪个环节出现了问题？接下来我们就来分析一下问题的原因。结合企业经营管理的实际，可以从八个方面寻找原因:

①规则、标准不明确②效率低下的工作过多③技术、技能不足④人手、时间不足⑤预算不足⑥工作的检查、确认不足⑦沟通交流不足⑧职责分工不明确

原因分析不是让你简单的把八个方面一一列举出来，也不是每个方面都会出问题。接下来，你要做的就是找到“根源”，方法是:

为什么？为什么？为什么？

通过问3-5个为什么？你可以在底部找到根本原因。

第四，提出方案。

问题提出来了，原因也找到了。接下来就要提出解决的方案了。一时间，我们有很多事情要做，各种方法也出现了，比如修改制度，调整流程，投入资源...这是我们的思考过程，不应该呈现在PPT上。你要做的就是在草稿纸上写下你的N个方案，在PPT上呈现你最认可的方案。那就是遵循这样的思维过程:

①提出方法。

②从多种方法中选择最合适的方法。

在展示你最认可的方案时，你应该从两个方面来判断:

该方案的效果如何？

方案可行性如何？

如果你确实难以选择哪个方案更好，可以在报告中列出不超过三个方案，并对每个方案的有效性和可行性进行评估，以帮助决策者做出选择。

动词 （verb的缩写）量化目标

解决方案要有明确的目标描述，目标要遵循smart原则。最好有清晰的数字结果呈现。

所谓目标，就是用一个具体的数值来表达数据的用途。

如果你的目标过于宏大，你可以把它分解开来，明确列出每个阶段需要达到的小目标。这样决策者会更加信服，方案通过的可能性也会更大。

不及物动词列出计划

计划已经提出来了，下一步就是制定行动计划。一个好的行动计划应该包括:

时间表、组织结构、预算

时间表，反映具体工作项目以什么顺序进行，需要多长时间完成；

组织架构，具体来说就是要做一个组织架构表，明确各项运营的职责分工；

预算表是实施这一计划所需资源的详细情况，用于评估投入和产出。

详细的实施计划将清楚地列出何时、谁将完成某件事，以及完成这件事需要多少成本。一个有明确计划的方案，会让决策者快速判断是否可行，是否值得实施。

摘要

好了，综上所述，“一次成功”报告，按照提出问题、寻找解决方案的逻辑结构，分为前后两部分，共六个要素:

目的：运用提出背景、达成目标的方式来建立共同的目的问题点：运用“恐怖故事”，对比应有状态和现有状态，定量定性分析法来让决策者对问题点清晰可见，且不得不解决原因：对问题点的原因分析可以从8个角度来考虑，但最重要的是要找到最根本的原因提出方案：方案有很多，把所有的方案都写下来，然后用结果和可行性来评估当下最好的目标：尽量用数字化来呈现方案取得的效果计划：一份好的计划要有时间表、人员分工、预算表三个内容

这一章的内容非常清晰实用。回头看看，你自己的方案报告里有这六个要素吗？如果不是，那一定是在某个环节。你省略掉的结构不完整的报告，无法让决策者清晰地跟随你的思路。你怎么想呢?

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