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文/陶车宋东辉

无用的会议、低效的会议、拖延的会议、捆绑的会议，不仅浪费时间，还会造成“山河之会”，成为很多公司效率低下、成本增加的重要原因。如何建立企业会议制度是每个管理者关心的问题。

首先，避免会议中的五个常见错误

1.不要为了见面而见面。

很多企业都有固定的会议制度，这本身是好事，但管理者往往因为业务繁忙而忽略了会议的真正目的，只为了应付工作而开会。会前，会议主题不明确，准备不充分。这种会议不仅浪费时间，还增加了管理成本。同时会引起与会者对会议和公司管理现状的不满，使员工产生疲劳感，从而降低团队的凝聚力。

在开一个重要的会议之前，管理者一定要提前梳理好会议的相关情况，认真分析会议的主题和议题，在会上明确要解决的问题和核心方向，知道如何解决这些问题。开会前把思路整理清楚，把握好主动权和节奏感，会议效率会更高。

2.会议不仅仅是解决问题

开会讨论问题没有错，但是很多人有一个非常严重的误区——认为开会就是解决问题。其实并不是所有的会议都适合解决问题。比如开会，就不适合解决问题，因为问题谈得越多，基层员工对企业的信心就会越低，从而失去动力。企业将很难补救。

比如在百信咨询公司，真正解决问题的会议是骨干会议和高管会议，其他会议只解决业务范围内的问题。

3.不要让会议变成批评会。

管理者在公共场合批评他人是一个常见的错误。很多时候，我们当着大家的面批评了某人之后，当事人不但没有改正错误，反而会充满怨恨，不仅影响当事人的情绪，还会让他所在的整个团队的氛围变得不好。

管理者的本意是通过批评来改变做错事的人，但事实是当事人会觉得自己真的错了，但你也把我甚至对方批评出来了，这样非但没有解决问题，反而会激化矛盾。

所以不要让会议变成批评会，多表扬做得好的人。如果非要批评人，一定要保证有说服力，能激励大多数人。除非那些损害公司利益，违背公司原则的人应该在会上当众严厉批评，尽量私下批评。

4.不要让会议变成领导的独角戏

很多管理者都会有一种感觉。即使领导每次开会都激情发言，下面的员工也保持沉默。表面上你讲我听，好像意见统一了。其实除了领导表达了自己的观点，并没有解决实际问题。

这种情况不完全是员工的责任。开会时，尤其是晨会或动员会，一定要激发员工的主观能动性，让员工在会议中多发言、多学习、多锻炼，这样员工才会觉得自己是公司的主人之一，觉得开会有意义。

不要做舞台上的主角，经理应该是会议中搭建舞台的人，让下属先发言，先说话，领导再发言。在这个过程中，如果员工的想法比你的好，那么你就可以有更好的解决方案。如果不如你的好，最后提出你的方案，员工会觉得领导很聪明。如果顺序倒过来，领导会先抛出解决方案，即使下属的方案再好，也不敢谈。这样不仅不利于公司发展，还会让下属觉得领导没水平。

5.别让会议悬而未决。

很多公司通知开会，各部门工作人员如约而至。大家都拿着笔记本，但进入会议后，发现与会议主题相去甚远，甚至聊到了日常生活，讨论了许多与会议主题无关的内容。会议持续了很长时间，但如何解决最后的问题还没有确定。

一次成功的会议在于会前的充分准备、会中的讨论和最终决议的达成。每一次会议都必然有一定的预期结果，所以要先为预期结果设定一个主题，然后围绕这个主题讨论会议。

在会议讨论的过程中，无论走到哪一个环节，无论遇到什么样的阻力，都要保证不偏离会议主题，不做与会议主题相悖的事情，这样才能把全部精力投入到会议主题上，才能保证达到预期的效果。

二、如何构建企业会议系统

会议是企业管理的重要工具。当一个企业有了完整的会议系统，公司的所有工作，所有部门，每个部门的每个员工都可以通过会议来协调资源。当这些会议可以自动运行时，就意味着公司可以自动运行。

公司应该开什么会？以百信咨询公司为例与大家分享。百信有六个会议，非常重要。可以说，只要这六次会议开好了，不仅公司的工作局面会有很大改观，管理者本身也会变得很轻松。

1.晨会

每天早上都有晨会。通过晨会，让每一个员工都得到彻底的了解和掌控，让每一个员工都能放心的开始一天的工作。如果团队比较大，晨会可以分解开，比如营销中心的晨会，先开干部晨会，大概十分钟。核心骨干要开会，通报昨天的情况，明确今天的目标。

然后是全体员工晨会，会达到以下五个目的:

(1)培训:此时，员工集中在一起解决一些共同的问题，强调工作重点，分享方法和技巧，学习新知识，效率最高。

(2)激励:通过营造积极向上的氛围，树立榜样和标杆，使员工以昂扬的状态迅速投入新一天的工作。

(3)宣传:传达部门运作的各种信息，公布当天的任务，传达核心目标的达成情况，安排工作重点，让员工更清楚自己的工作方向，提高工作效率。

(4)锻炼:关注员工的成长，给员工提供一个舞台，锻炼员工的组织、表达、指挥能力，树立信心。

(5)灌输:晨会是灌输公司经营理念、企业文化和管理思想的最佳媒介。通过晨会，不断反复强化员工的行为观念，宣传员工的工作素质和工作道德，培养良好的工作习惯，从而提高员工的整体素质。

如有必要，晨会结束后，各部门可召开第二次晨会，进一步明确工作目标和努力方向。第二次晨会一般以十分钟为限。

2.晚间会议

晚上的会议有两个核心目的:一是总结今天的工作，解决遇到的问题；二是规划第二天的工作。

晚上的会议一般是各部门开，大家会在小范围内讨论:今天遇到了什么问题？如何解决这些问题？我以后需要注意和改进什么？同时鼓励今天表现好的员工，鼓励大家明天更好的工作。

3.每周会议

周会一般由骨干参加，汇报总结上周的工作，规划下周的工作和目标，制定具体的行动措施。每周开一次例会是必要的。如果时间太长，问题就太多了。如果时间太短，每个人都会感到不知所措。

每周例会不仅可以增加部门之间的凝聚力，提供部门之间相互了解和学习的机会，还可以暴露公司存在的问题，供讨论和解决。在周会上分析各种管理和营销问题，也是培养骨干的重要手段。

4.四月份的启动会议

每月召开一次全体大会，奖励表彰上个月的各类先进典型人物，为员工树立榜样，灌输企业文化。同时给员工一个明确的下个月公司发展方向，让整个团队为一个共同的目标而奋斗。

10月份的启动会是一次承上启下，振奋精神，吹响冲锋号角，凝聚企业文化的盛会。

月度开工会一般包括以下内容:

(1)总结和分析前一阶段目标的实现情况。

(2)表彰前一阶段的优秀部门和个人。

(3)分享成功经验和感人故事。

(4)制定下一阶段的总体目标和各部门的目标。

(5)推广奖励计划，各部门表达决心，发起挑战(公开承诺)。

在全体员工的启动会议之前，通常会有一个高级管理层会议和一个经理会议。首先是思想高度统一，然后是各部门统一目标，最后是全员动员会。这样才能有效保证整个公司思想的统一和渗透。

5.季度战略研讨会

除了每月例行的高管会议，每季度还会召开一次战略研讨会，总结公司整个季度的工作，梳理下一季度的战略规划。

一般公司会用两天时间把所有高管关起来，和公司战略进行深度碰撞。我们重新审视产品和市场以及团队的各个方面，明确公司和各个部门的具体方向和策略，从而保证整个团队能够围绕公司的经营战略努力工作，最终实现年度目标。

6.年度庆典和年会

公司每年有两个重要活动，一个是周年庆，一个是年会。周年是公司的周年纪念日，每年的7月15日，年会一般在春节前。这两个会议是公司最重要的会议。百信有句话:周年庆忠，岁末庆成就。

周年庆是推广企业文化的重要道场。周年之际，隆重表彰年度四大文化标杆人物。年底更多的会是对过去一年业绩的总结，对未来战略和目标的规划，以及重要的年度表彰。这样才能激发员工的自豪感和归属感。

第三，会议中的领导艺术

会议是管理者的重要舞台，也是管理者在团队中展示魅力、获得威望的重要机会。一个优秀的管理者首先应该是一个有主见的人，一个合格的管理者必须是一个懂得如何影响员工的人。

1.听大多数人的建议，和少数人商量，最后自己做决定。

听取大多数人的建议，可以让我们集思广益，对一个问题有更客观的看法。和几个人讨论，更多时候和核心骨干交流。通常这些人和公司立场一致，能深入的从各个角度看问题。这些人在一起，更容易碰撞出结果。

任何一个公司，既要有民主，又要有集权，最终做决策的一定是管理者。当然，那些不是很重要的事情，可能根本不需要管理者参与讨论，直接由下属决定就好了。

2.在会员大会之前召开一个简短的会议。

在大会之前，很多议题已经通过小型会议决定，所以在大会上，大家的意见非常容易统一。

如果管理者不了解这种方法，每次在股东大会上实施决议都会有很多人反对。在这种情况下，决议很难执行，这让管理者感到相当头痛和尴尬。

久而久之，整个公司的员工都会对高层或者领导产生一种权威的怀疑，因为当你做出一个决策的时候，所有人都在反对，这就意味着这个决策可能存在问题，当你执行的时候必然会打折扣，给公司各项政策和任务的执行带来很大的困难。

在会议前开一个小型会议有两个好处:

▲首先通过一对一、小会议的沟通，确定某项决策的正确性和员工的接受程度，修改原决策不正确的地方，争取大多数人的支持和接受，然后在会上提出这样的决议。

▲二是提前和所有对手沟通好。开会的时候更多的是一对一的沟通，可以更好的了解员工的想法，说服员工。但在一对多的情况下，因为舆论压力和面子问题，很难说服员工。

3.总会上形式比内容多，小会上内容比形式多。

关于企业文化，有一个很重要的观点，就是没有形式就没有内容，形式是内容的载体。所有的内容都要通过形式来传达，内容隐藏在形式中。

为什么说总会上形式多于内容，小会上内容多于形式？

因为越是大的场合，越难讨论实质性的内容。大会的核心是造势，统一思想。创造动力可以增加员工对公司的信心，统一思想可以让团队更有凝聚力。在小型会议的过程中，往往需要解决实质性的问题，所以需要开门见山，把更多的时间和精力花在问题本身上，减少花在形式上的时间。