如何整理家庭档案资料(如何整理家庭档案表)

建立家庭档案的重要性及几点做法

刘维嘉

在人们的家庭生活中，会积累很多照片和视频、书籍杂志、手稿、书画作品、荣誉奖品、邮寄品、邮寄清单、家谱、体检报告、各种证书、玩具等等。一般都是随手放入柜子、抽屉或者盒子里，往往会导致这些物品存放的凌乱。一旦被使用，就不方便查找，有些很可能被遗忘，也不容易长期保存。

几十年来，我的工作关系加深了我对档案工作的理解。档案是人类文明进步的伴侣，不仅具有历史价值、文化价值和参考价值，而且具有独特、重要和广泛的应用功能。

档案的分类很多，涉及各个领域和方面。在编制档案的过程中，工作人员运用了系统工程的原则，特别是整体性、结构性、层次性、有序性和开放性原则。

由此，我想到了建立家庭档案的问题。每个家庭都是社会的一个细胞，家庭中的各种物品都要进行分类，建立档案，既能为家庭成员和亲人服务，也能为社会建设服务。于是，参照档案管理的方法，我每年集中整理家里的照片、书籍、杂志等八项。大部分存放在文件盒、书柜、书架中，在文件盒中注明物品的名称和年份，其他的则按类别集中存放。

家庭档案的整理归档类似于工作档案的管理，但没有那么复杂细致。定期对家居用品进行分类归档，并不是为了归档，而是为了让这些档案管理规范化、科学化，便于查找，更好的利用。

在实践中，我积累了一些整理家庭档案的经验，可以总结如下。

一、照片归档

家里有黑白的，彩色的，大大小小的照片，还有很多底片。对于这些照片，我采取了电脑保存和实物保存两种方式，分别建立了档案。

第一，电脑保存方面，电子照片按年份保存，标注年份。然后，为每一年的照片建立一个文件夹，标明照片的名称和拍摄时间，里面也建立一个小文件夹，然后分成几个小类，也标明名称。至于电子照片文件，除了保存在电脑上之外，还备份到两个硬盘上。

二是将过去用胶片拍摄的照片扫描存档。扫描时，文件类型为照片模式，然后单独分类归档。

第三，在实物照片和底片的保存方面，使用相册和文件盒进行保存，并注明这些照片的类别。比如1979年9月21日，党和国家领导人接见全国新长征突击队和突击队代表。通州区人大常委会(第二届至第五届通州区人大常委会)成员合影；我在通县三中初中毕业时的合影，还有代表团在市区参加相关会议的合影；有全家福照片，有与亲朋好友的合影，有孩子成长的照片，有各种老照片，有旅行照片，有工作照片，有书刊照片，有散文奖或文学笔照片，等等。

第二，书籍和杂志的归档

我喜欢书和杂志。这些书刊杂志主要来源于文学朋友的订阅、购买和赠送，也有一些是工作中相关单位和部门发放的。一般有各种地方志、史书年鉴、各种文学期刊和书籍、励志类和生活类书籍、歌颂革命先烈的书籍、各种工具书、烹饪保健类书籍等等。

对于这些书刊的归档和保存，主要采用以下方法进行分类归档。

是保存各种地方志、史书、年鉴。多年来，先后保存了《通州文化编年史》、《通州文物编年史》、《通县卫生编年史》、《中国共产党北京市组织史》(通州卷1987-2010)、《通县(通州区)组织史》、《北京百科全书》(通州卷)、《中国残疾人年鉴》(1949-1993)、《北京市残疾人》。还有中国和北京第一次和第二次残疾人抽样调查的汇编，等等。所有这些书都存放在书柜里。此外，通州区(通县)CPPCC编辑的《文史选刊》和《通州文史选刊》得以保存。这些书为我写纪实文学的文章提供了很多便利，包括纪实散文集《品味》里的很多文章。

第二，各种文学书籍的保存。对于我自己收藏的文学书籍，都是分门别类的存放在书柜里，主要有《中国散文丛书》、《北京大运河的波澜》、《美丽世界中国旅游散文优秀作品选》等集。，其中有包含我自己作品的文学书籍；全国各地学者、博士生导师、文学朋友签名赠给我的书；通州文联出版的《运河图书馆丛书》；我买了中外作家的名著和文学散文等等。这些书按照类别存放在书架的各个层次。对于个人喜欢的文学书籍和文学理论书籍，时不时的挑选一些放在床前的桌子上，每天晚上都可以看。这些书要定期更换补充，不断扩大阅读范围，吸收更多营养，方便自己创作。

第三，保存各种文学出版物。几十年来，我每年都订阅近一些散文期刊。如果都留着，家里实在没地方存放，只能留着发表自己作品的期刊。因此，我把这些日记放在一个文件盒里，每年都放在书架或书架上。还有的期刊没有当废品卖，而是陆续捐赠给一些学校和社区图书馆，让这些期刊继续实现阅读价值。

第四，保存CPPCC委员和全国人民代表大会代表的证件。40年来，我一直担任CPPCC通州区议员和通州区人大代表。在此期间，我保留了通州区(通县)CPPCC发出的担任CPPCC委员(共六届)的邀请函、当选通州区人大代表(共四届)的代表通知书和代表证。此外，还有北京团第七次代表的照片和文件。

五是保存各种参考书。这些年来，我保存了很多参考书，包括《北京方言词典》、《京郊方言》、《北京三百六十行》等。还有调查研究、公文写作、新闻采访、新闻摄影、散文写作等参考书。，都放在书柜里。

第六，在图书的保存方面，还有很重要的一点就是把我自己的作品、合著和收藏的书刊捐赠给档案馆、图书馆、学校和社区，让这些图书发挥阅读和保存历史的作用。因为，这些书记录了社会发展的某个片段，某个点，带着时代的痕迹。

还有其他的书，因为少而散，所以分类存放在书柜或者书架里。

第三，手稿的归档

近年来，我先后撰写了《水墨艾江村》等三部散文集，以及大量的电子和纸质文稿。对于这些稿件，一方面在电脑上按照年份建立电子文档，将这些电子文档按照类别分成若干个小文档，包括个人散文作品、散文理论和范文汇编、个人创作介绍、参加文学评奖和笔会投稿、年刊、文学期刊投稿等等。在这些小文档中，需要建立多个文档。比如从2008年开始，我每年都会办一个文学期刊。在文学期刊中，我主要记录个人作品的发表情况(作品名称、发表的刊物、发表时间和期数等。)、获奖、参加笔会、参加作家协会或文学社团、出版个人文集和作品集等等。另一方面，陆续建立了纸质档案，将自己的纸质文稿和手稿放入档案盒保存，分别注明姓名和日期。

四。书画作品的归档

这些年来，我认识了很多书画界的前辈、老师、朋友。他们给我的书画作品，不可能都在家里装裱好挂在墙上。所以除了挂在墙上的装裱好的作品，其他的书画作品我都放在柜子里。我还把这些书画作品列了一个清单，写明作者的姓名和身份，以便更好的保存和查找。

动词 （verb的缩写）荣誉奖项的申报

从初中开始到参加工作，我获得了很多荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯、奖章，主要是在通县三中上学和在工厂工作时获得的奖状；全国新长征突击队、北京新长征突击队证书、奖章，北京市劳动模范、北京市先进工作者奖章、荣誉证书；获奖证书、奖杯等。由中国散文学会、中国通俗文学学会等各类文艺团体发行。这些记录不仅记录了你走过的路程和取得的进步，非常珍贵，而且有时代的印记，应该好好保存。我的解决办法是，对于证书和奖状，能放进档案盒的就放进档案盒并注明种类，放不下的就放进书柜。奖杯和奖牌放在书柜里。同时我还把获奖证书和荣誉证书扫描了一下，分类归档。

6.各种邮件和纪念册的归档。

虽然我不是集邮爱好者，但我每年都会定期购买各种邮品。然而，我喜欢保存首日封、明信片、纪念册和邮册。我保存的那些首日封，是北京市残联第一届代表大会以来五届代表大会的首日封，具有独特的收藏价值。还有参加2008年残奥会和全国残疾人运动会发行的纪念册，组织寄给我的生日卡，学者作家寄给我的贺年卡，北京总工会和北京市劳动模范协会每年寄给我的生日卡，我都保存在档案盒里。对于自己购买的各种邮政书籍，也是放在书柜里。

七。体检报告的归档

每个家庭成员一生都要经历无数次体检，无论是单位组织的还是自费的。每次体检都会收到一份体检报告，记录着他(她)家人的健康变化情况，也是科学防病治病，保障他(她)家人健康的重要参考。应该好好保存。我的解决办法是将这些体检报告按年份依次放入档案箱，注明档案类别，然后放入书柜保存。

做了一次体检和b超，有一项指标不好就去医院看医生。医生问了我的症状。他让我做了相关指标检查，然后看了我五年的体检报告，告诉我这个指标没问题。以后可以一年查一次。听了他的话，我心里就踏实了。

八、各种文件的归档

人的一生，可能要获得很多证件，包括毕业证、结业证、会员卡、代表证、考勤卡、休息卡、收藏卡、车证、出入证、边防证、捐赠卡、参观卡等。这些文件虽然小，但意义重大，要好好保存。对于这些文件，我把它们放在文件盒里，然后放在书柜里保存。

九。为一些文件找到一个家。

自从我成为CPPCC通州区文史委员会特聘委员，包括为《北京纪事报》、《通州新闻》等刊物撰稿，编辑自己的纪实散文集《品味》以来，我越来越意识到史料的珍贵和档案保存的重要性。

就我个人而言，我已经退休很多年了，过去保留的一些档案如果继续留在我身边意义不大，不可能跟着我一辈子。因为这些东西具有强烈的时代特征和历史价值，所以有责任让他们回到自己的岗位上，继续完成自己的使命。

这些年来，我主要做这样的事情。

一是将自己的散文集《永年花饼》《寄情河边》《水墨艾江村》《味道》捐赠给中国国家图书馆、首都图书馆、通州图书馆等。

二、整理相关书籍、文学刊物和自己的散文集捐赠给通州图书馆、通州民族小学等中小学、玉桥东里等6个社区和多家实体书店。

三是向通州区档案馆捐赠部分物品。其中:全国新长征突击手、北京市劳动模范、北京市先进工作者等荣誉证书和奖牌。1979年9月，党和国家领导人在人民大会堂接待厅接见全国新长征突击队员和突击队代表的长照；通州区(县)CPPCC委员聘书(共六届)、当选通州区人大代表的通知和代表证(共四届)等；散文集《味道》等；1973年12月，通县第三中学39班毕业合影及老师同学名单；1977年2月，通县工业局代表团参加通县青年研究会大寨会议；1982年6月，通州代表团参加了北京代表团第七届代表的合影和合影。

通州区档案馆与我签订了《档案捐赠协议》，并附上通州区档案馆收藏的刘维嘉捐赠清单，还寄给我一份捐赠证书。

总之，家庭档案的建立涉及到很多领域。建立家庭档案是一件很有意义的事情。目前我现有的家庭档案，除了平时查阅和使用，以后都会比较旧，不方便移动。把它们翻看一遍，再查一遍，会是一件很幸福很享受的事情，同时也会让你对自己的人生充满无限感慨。

2016年1月18日

2022年6月修改。