汽车归档是什么意思(雨课堂归档是什么意思)

一个

电子文件的含义

电子文件归档是指赋予具有保存价值的电子文件以档案属性，将其纳入档案管理范畴的过程。归档的电子文档获得了“档案身份”，需要在相对独立的物理或逻辑空房间中存储和管理，以避免被篡改、丢失或损坏。

电子文件归档和物理文件归档没有本质区别。从电子文件的整个生命周期来看，电子文件归档虽然不完全像传统的实体文件归档，但必须将载体从形成部门转移到档案部门集中管理，即可能无法实现实体转移。但备案作为一个独立的工作环节，意味着管理要求、管理方式、管理权限的变化。

当然，电子文件的技术特点、多种载体形式以及计算机管理系统的特殊要求，使得电子文件的归档方式发生了一些变化。一般来说，电子文件的归档比纸质文件更复杂。

2

电子文件的归档方法

(1)根据电子文件的实际存放位置，电子文件归档方式包括逻辑归档和物理归档。

实物归档是一种类似于传统实物档案的归档方式。业务部门通过网络将电子文件存入电子文件管理系统或下载到可离线存储的载体上。该系统通常由档案部门维护和管理。逻辑归档是指具有归档价值的电子文件在归档后仍保存在业务系统中。通常，需要将它们的元数据传输到电子文件管理系统。档案部门也可以委托业务部门保管和利用这些归档文件，并对其管理进行指导和监督。

(2)根据归档电子文件的传输方式，电子文件的归档方式可分为网上归档和网下归档。

网上归档是指通过计算机网络将电子文件及其元数据传送到电子文件管理系统(档案部门)。逻辑归档必须在线。离线归档是指将电子文件及其元数据存储在可离线存储的载体上，并向电子文件管理系统(档案部门)转移。当电子文件形成系统不具备在线归档功能，或者电子文件形成机构与电子文件归档管理机构不同时，往往采用离线归档。

三

电子文件归档范围

(1)在行使本机构职能和活动(包括专门职能和一般职能)过程中形成的具有纸质副本的电子文件。可以参考传统实体档案归档范围的相关规定，如国家档案局关于政府文件材料归档范围和文件档案保管期限的规定，以及其他关于科技文件和专门文件归档范围的规定。对于需要保存草稿和处理草稿的电子文档，需要按照版本管理的要求添加版本号，与原件一起归档。

(2)在行使或扩大本机构职能和活动的过程中，利用新的应用系统产生的无纸质副本的新型电子文件。例如在网站、电子邮件系统和微博系统中生成的电子文件。

(三)有助于确保电子文件长期真实、完整、可用和安全的其他相关信息。例如电子文档的元数据和说明材料。

(4)在双份制的情况下，需要将电子文件和相关纸质文件归档，并在电子文件管理系统或文件管理系统中建立它们之间的关系。

四

归档电子文件的质量要求

(1)真实性。要求归档的电子文件必须是当时人形成的，版本准确。归档时，电子文件形成部门需要确认归档电子文件内容的可靠性、文稿的准确性和两套文件的一致性。归档经过格式转换的文件时，如果存在形式上的变化，需要确定这种变化不影响电子文件内容的真实性。

(2)诚信。要求归档的电子文档及相关文档完整，元数据齐全，文档及相关文档与元数据之间的连接手段有效。具体包括:传统文档及相关文档是否完整，如正文及附件、请求及回复等。确保描述电子文档及其形成过程的元数据是完整的；根据具体情况，收集电子文件长期可用的专用软件和硬件。

(3)可用性。要求归档的电子文件尽可能采用符合要求的标准格式，并能公开和有效表示所包含的内容；另外，归档的文献一定要整理好，文献名称符合要求，关键词揭示主题特征，便于以后查询和利用。

五

双套归档

复制是针对内容相同的文档，有电子文档和实体文档两种。重复是信息技术应用中的普遍现象，有多种可能的情况，比如将电子文档打印成纸质文档，彼此完全一致；纸质文档扫描成电子文档，彼此完全一致；电子文件和纸质文件的内容是一样的，只是纸质文件有签字盖章，电子文件没有签字盖章。

双重归档是指内容相同的电子版和纸质版文件同时归档，主要包括以下两种情况:

(1)先形成纸质文献，再根据加工、存储和利用的需要形成相应的电子版本，这就是纸质文献的数字化过程。纸质文件数字化一般有两个时间点:一是业务活动过程中的纸质文件数字化，如来文数字化、保险合同数字化等。二是归档后的数字化，主要针对已经加工归档的纸质文件。

(2)在商务活动中，计算机直接生成电子文档，然后将电子文档转换为纸质文档。这种转换也有两个时间点:一是电子文件创建(制作、接收、拍摄等)后立即打印。)，然后两个版本的文件同时传输处理，或者其中一个单独传输处理；二是电子文件归档时打印输出。也就是说，所有文件都是以电子形式独立传递和处理的，电子文件只有归档时才制作副本(纸质文件或缩微品)。

在不同的情况下，电子文档管理的要求是不同的。比如在业务流程中被数字化的文件，在归档的时候需要同时提交一些业务元数据，但是归档之后被数字化的文件是不会携带这些元数据的。

在任何情况下，电子文件的归档都应满足真实性、完整性和可用性的要求，并与相应纸质文件的内容保持一致和关联。

六

电子文件的归档时间

电子文件的归档时间有两种:实时或定期。

实时归档是指电子文件形成后立即归档，定期归档是指根据组织的有关规定，在一段时间后将电子文件移交给档案部门。《电子文件管理暂行办法》规定:“电子文件的归档工作应当在次年6月底前完成。CAD文档、金融电子文档等特殊类型的电子文档，可以参照特殊文档的归档时间，结合电子文档的特点确定其归档时间。”实时归档一般采用在线归档，定期归档可以在线也可以离线。

根据业务需要和电子文件管理要求，选择合适的归档时间点。例如，电子文档可以在传阅或发送后立即归档，而工程文档可以在项目或子项目结束后归档。

在双套归档的过程中，电子文档最好与纸质文档同时归档。在许多组织中，电子文档可以实时归档，而纸质文档可以定期归档。这种情况下，可以将实时归档的电子文件先放入暂存区，归档时再与纸质文件一起正式归档，以保持文件之间的一致性和关联性。

资料来源:中国档案管理培训