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随着互联网的普及，电子邮件已经取代了传统的电子邮件，通过电子邮件传递信息更加高效快捷。但是，写邮件是有一些原则的，那么如何写一封高质量的邮件呢？

下面我们就来看看如何从自身做起，写出高质量的邮件，减轻电脑另一端的伴侣处理邮件的负担。

在处理电子邮件时，大量的负担是由不令人满意的文字、冗长和混乱的信息造成的。真正简洁而有目的的邮件很少。可能是因为发一封邮件太容易了，几分钟就能写完一封邮件，而且几乎没有成本，这让人们很少能像以前写纸质信时那样小心翼翼地选择用词。工作节奏的加快客观上加剧了粗心垃圾邮件的产生。

电子邮件已经成为商业环境中最重要的沟通方式之一，它的重要地位应该真正让人们意识到，写好一封电子邮件的能力是每个职场人在就业之初就应该勤加锻炼并尽快掌握的技能。

以下建议，相信可以帮助你更快的完成从新手到高手的转变。你会注意到，几乎所有的建议都可以归结为一个原则，那就是换位思考。站在收件人的角度，想象一下什么样的邮件收件人会更愿意阅读并采取行动。掌握了这个原理，你就可以发现其实有更多的技能是你可以轻松掌握的。

1.你必须发电子邮件吗？

在写邮件之前，想想有没有更好的沟通方式。有时候，一次面对面的谈话或一个电话比来回回复十几封邮件要有效得多。不要让邮件成为你的偷懒工具，只有在真正需要的时候才选择用邮件沟通。

2.区分收件人和抄送人之间的区别。

收件人和抄送也是邮件的一部分，这两栏的排列也能传达很多信息。一般来说，既定规则是只有收件人一栏的联系人才是邮件的真正收件人。也就是说，邮件里的话是说给这个栏目的人听的。抄送一栏的联系人只是观察者的身份。这种审核状态可能是因为在收件人一栏是联系人的上下级，需要对提到的事情有所了解，也可能是因为在邮件中提到，出于礼貌添加了抄送一栏，各种原因。这种细微的差别需要发件人仔细考虑，在收件人和抄送人的安排中，是否给出了与邮件内容相矛盾的信息。

3.善于使用标题

使用:、& lt信息>:或者:这样的话可以清楚地概括出你希望收件人采取的行动，用关键信息勾勒出邮件的主要内容，比如& # 34；& lt信息>:2014年4月3日与王经理的销售会议纪要”和“”:标题“2014年5月部门分离器采购申请”比简单的“会议纪要”和“采购申请”给收件人带来更有效的信息。

4.电子邮件的一个主题。

精简你的电子邮件，尽量让一封邮件只讲述一个主要思想。人们会本能地抵制冗长的电子邮件，更喜欢对容易掌握的信息采取行动。所以邮件越短，沟通效果越好。如果你不能达到一个主要观点，请将话题限制在三个以内。正如我们在演讲的那一章中谈到的。

5.提示长邮件

如果内容决定了邮件本身不能短，请在邮件标题或正文开头给读者提示“这是一封长邮件”，并说明为什么需要更长的长度。这不仅是出于对他人时间的尊重，也容易赢得收件人的认可，让人更有准备，更有可能花时间阅读你的邮件。

6.给长邮件一个清晰的结构

当邮件达到一定长度时，实际上就进入了举报范围。在这种情况下，你需要组织整个邮件。使用副标题、序号、涂黑、斜体和下划线来清晰地标记邮件的逻辑和线索，有利于读者理解你的想法。

7.突出连锁邮件的引用部分。

当回复或转发包含一长串邮件的连锁邮件时，请标记引用部分。要知道，你的发信人不一定像你一样知道下面的连环邮件。当你轻松地写下“如前一封邮件所示”时，你的读者可能需要几分钟才能找到你所指的部分，他们会感到气馁，行动的意愿也会降低。

8.保持邮件编辑器简洁。

小心使用非通用字体、大小或颜色。在不与企业文案统一规定冲突的前提下，尽量使用默认字体和字号，文字颜色使用黑色。只有在必要的时候，使用常见的文本编辑方法，如黑色，斜体和下划线，以显示关键点。这样做是为了降低收件人的阅读成本，你不必为了你的一封邮件而调整阅读习惯。

9.总结行动要点。

这和开会需要时刻关注行动点是一样的。对于需要收件人采取行动的邮件，在正文的显著位置，即开头或结尾，以点句的形式总结行动，便于收件人跟进。“你需要我做什么？”它总是收件人在阅读电子邮件时最关心的问题。如果你不能在显著位置回答他的问题，很可能他很快就会对阅读失去兴趣，或者忽略隐藏在字里行间的动作请求。

10.给接收者多种选择。

对于需要收件人采取行动的电子邮件，尽量给出多种行动选项。比如，向部门经理汇报年度预算时，不要说“请审阅附件年度预算”，而要说“请审阅附件年度预算”。如果你认为这个预算可行，请在系统中回复。如果有任何需要修改的地方，请随时打电话给我或通过电子邮件提出您的问题。如果你没有时间做一个详细的回顾，我能占用你10分钟的时间向你解释预算的细节吗？如果您希望以后再查看，请注意预算批准的截止日期是本月23日。“这样做可以避免一封邮件来回讨论可能的解决方案，减少双方的工作量。

11.及时添加附件。

虽然忘记添加附件并不是一件很严重的事情，但我宁愿不处于发件人的尴尬境地。为了避免匆忙发送邮件而忘记添加附件，最好的方法是不要等到整封邮件都发完了再添加附件。相反，在写作的过程中，当你提到一个附件时，你可以将其添加到电子邮件中。当包含多个附件时，这一点尤其重要。虽然可能会拖慢写邮件的速度，但是可以保证你发的邮件永远是专业的。

12.给附件编号。

如果您的电子邮件包含多个附件，请对它们进行编号。这样，即使你添加附件的顺序不对，收件人也能从数字中知道你的文本中提到了哪些附件。

13.谨慎使用“重要”标签。

只有当邮件确实重要或紧急时，才选择使用“重要”标签。这个故事和狼的故事一样。如果你的每封邮件都带着那个鲜红的感叹号，久而久之就没人会把你所谓的“重要”邮件当回事了。把“重要”这个标签当成一种宝贵的资源，只有在真正需要的时候才使用，才能达到原来的效果。

14.重读邮件

点按“发送”之前，请再次阅读电子邮件。这样做，可以检查邮件是否足够简洁明了，没有歧义，重点是否突出，读者是否能快速找到需要的信息和行动点。上面管理邮件省下来的时间应该用在这样的地方。

15.打开自动校正功能。

在发送前为您的电子邮件设置自动更正功能。一个错别字会大大降低你的职业形象。自动纠错功能虽然不能识别所有的疏漏，但是可以帮你找到那些明显的错误。

16.延迟邮件递送

如果你是那种经常在点击发送的瞬间才意识到自己错过了一些关键信息的人，那么建议你开启邮件自带的延时发送功能。延迟时间可以自由设置，5分钟是个不错的选择，给你留足“后悔”的时间。我的同事不止一次告诉我，延迟功能救了他们的命。

电子邮件是我们日常交流的书面语言。尤其是对于大公司来说，电子邮件在部门间的合作和权责的界定上起着非常重要的作用。熟悉邮件写作的常用规则，提高沟通效率，值得我们每一个人花时间去提高。