给领导发邮件结尾(给领导写邮件最后的致辞)

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方法论:三阶段邮件最简结构

我们之前分享过邮件的主题句。接下来，我们来看看邮件的基本结构。

我们不妨仍然遵循三段式模板；但是，既然已经进入写作的中级阶段，就不必用“我写作的目的是……”开头，但我们完全可以用“我在给……写信……”来代替

主要部分分为三个阶段:“理由/陈述/等。)……如下:“

多写短句，达到眼球扫尽的效果；多提供信息、数据、分析；多列举对各部门的价值、利益、可行性。

试着在最后一段“要求行动或反应”——要求或邀请行动。现在，是时候少用或不用“尽快”了。因为“我”觉得已经够快了，但“你”想要秒回。“在你最方便的时候”，对不起，这个星期我不方便。所以，我们最好要求行动，但同时不要显得咄咄逼人。为了表达甜蜜和好处，你也可以用“这样……”加上“你”能得到的利益和“我们”能得到的利益；只有大家都开心了，工作才更容易推进。

但是要小心，我不建议上级“要求行动”，但是我可以& # 34；征求反馈& # 34；你的反馈是什么？期待您的指示，然后“以便.....”以便我们推进工作，与其他部门协调，顺利按时交货等等。把这些好处说出来，让领导愿意去行动。

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案例分享:实战效果

我们来看两个例子。

(Your Company) is looking for a hotel or conference hall with reasonable price to hold its annual feast. You are informing your manager or the GM that you have found a good offer.
You are an HR staff member and have to inform all (Beijing) colleagues of this annual event. You need to have their response to make reservations.

下面我们就来看看在这两种情况下，如何快速利用邮件结构写出一封有效且令人愉悦的邮件。

这是第一种情况的模型。

主题:北京酒店为我们的年度盛宴提供优惠

尊敬的总经理先生:

这封电子邮件的目的是报告我们关于为我们将于202年XX月XX日举行的年度宴会寻找合适酒店的调查结果。

在对比了4-5家酒店后，我们认为北京酒店在众多酒店中脱颖而出，成为我们的首选酒店。原因如下:

Reasonable price per person (RMB 235 including conference, dinner and teambuilding activities though our people who will stay there will pay extra accommodation expense. Nevertheless, the company price for it is also acceptable, i.e. RMB 450/night.Convenient location for most colleagues: transportation by shuttle buses, private cars, or public transportation can be of easy reach.Plenty activities and food choices for both colleagues from home and abroad.

我们期待着您的早日考虑，以便我们可以与酒店协商更多的折扣，并做好适当的准备。附件是四至五家酒店的报价单。

你的，

人力资源团队

首先，让邮件的标题吸引人。醒目的一句“好优惠”让人好奇，忍不住想点击查看详情。把结果放在主题句里，也让读者心中有数。另外，经理的称呼“亲爱的XX”也很恭敬。

邮件开头好的话，汇报人力资源部的调查结果，为举办公司年会寻找合作酒店，让领导快速了解情况。

第二段很生动。这是一个非英语国家的人不知道怎么写的地方，就是要突出自己的努力。经过多次比较，我们找到了最合适的酒店:通过比较四五家酒店，我们认为XX酒店脱颖而出。这样给领导留下的印象就是我们的结论是深思熟虑的结果，更有说服力。

此外，一个词的选择显示了我们对语言的敏感性；作者的目的是报告发现，下属对上级最好用“报告”而不是“告知”。

然后是三段式结构:

价格/price，这是领导最关心的问题。邮件中汇报了非常翔实的信息，这个价格包含的服务项目是什么；如果还有领导或者同事从外地出差过来，还有哪些额外的报价细节。这些信息的介绍让领导读起来能感觉作者的工作细致入微。位置/location，说明所选择的酒店的位置，方便大家自己开车或者坐公司班车前往。活动/activities，邮件汇报了酒店提供的各项活动，尤其是在餐食上，可以照顾国内外的不同口味，令人期待。

邮件最后写得很巧妙，既让领导快速决策，推进行动，又让领导觉得很有礼貌，不勉强。邮件说:请领导早做决定，因为在这种情况下，我们可以进一步讨论折扣。那么，谁不会去做呢？

这封邮件写得很好，内容丰富且全面。培训后，五分钟内就能完成，让领导注意到，促进行动和结果。

看第二封邮件:

主题:年度宴会邀请，期待您的确认

亲爱的同事们:

我们衷心欢迎您参加我们将于202年XX月XX日举行的年度宴会。这将是我们公司的一次盛会，你的参与会让我们所有人更加开心。这封电子邮件的目的是邀请您参加我们的年度晚宴。如果您能确认您的出席，我们将不胜感激，因为我们可以提前预订。

为了更好地通知您即将到来的活动，我们准备了以下简报:

Time: 16:00-21:00, XX XX, 202XVenue: Conference Hall, Beijing Hotel (Dinner at the same venue) (Maps of the hotel and transportation attached in the file)Attendance: Top management team and YOU!

尽管如此，我们确实需要您的确认，如果可能的话，在202年XX月XX日之前，以便我们能够统计参与者的确切人数，并提前做好准备。因此，非常感谢您对这项活动的投入。我们期待您的光临和参与。

你的，

人力资源团队

这封邮件的标题很具体:邀请员工参加年会，确认是否参加。

地址是写给所有同事的:亲爱的同事们:

邮件开头，表达对员工真诚的欢迎，然后快速写出邮件的目的:一、发邀请；第二，期待你的回复，确认你的出席。

然后，邮件仍然采用三段式结构发布通知:

时间/time；地点/location并贴心地为员工奉上地图，指明开会、就餐的具体位置；参会人员：有公司领导，当然还有各位同事们。

然后，邮件的主题变了，同样重要的一点是，希望每一位同事都能在具体日期前确认是否能出席，以便公司安排预定座位和住宿。最后，期待各位同事来参加公司盛大的年会，感谢大家的合作。

我们可以在10分钟内完成这样一封邮件，效率高，质量好。对于省下来的时间，我们不妨放松一下，喝点咖啡，欣赏一下窗外的风景，算算省下来的时薪，为自己高兴一下。

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痛点，爽点，痒点。

电子邮件是商务英语写作的核心体裁，也是我们在职场中的基本能力。我们的期望是尽快提高邮件的效率。

痛点是:狐狸吃刺猬，无从下手。

我该怎么办？用极简主义的模式先造一个房子，哪怕是一个小茅屋，让人先住在里面——也就是达到交流的目的，然后再美化。

不断得到正面反馈，越写越有感觉。你不仅不怕，还跃跃欲试，进一步提高效率。

从白到主，五分钟见证实现的力量。

在我的培训班上，一个小时后，大家对商务英语写作的信心会倍增。

有一次，一家食品公司的销售总裁向我抱怨，他的下属在与印度人和马来西亚人的书面交流中不会写字，被对方多次投诉。没办法。请邀请我参加一天的写作班。结果半天，领导说:谢谢！乔安娜，非常好！然后对下属说:“你看看你，英语白学了。如果你早点写这封信，我会高兴得跳到屋顶上。以后这样写！这堂课是值得的！”

商务英语写作是为了快速体现效率，也要快速打磨写作技巧，见证成长:

不，恐惧，消除痛点；

抓住干货，让它爽；

多磨多促痒。

让我们无怨无悔的落笔，用指尖输出效率。

文章:王参谋

本文经王琼工作室授权转载。